JAK RADZIĆ SOBIE Z NIETERMINOWYMI WERYFIKACJAMI (PONAGLENIE NA BEZCZYNNOŚĆ)

Prawdopodobnie każdy wykonawca prac geodezyjnych miał choć raz do czynienia z jakąś formą przedłużających się procedur administracyjnych, a w tym przede wszystkim podczas weryfikacji wyników prac geodezyjnych. W przypadku gdy odpowiedzialność za wydłużenie terminu na załatwienie sprawy stoi po stronie organu administracji, k.p.a. przewiduje 2 potencjalne przyczyny takich okoliczności:

1) Wystąpienie bezczynności organu,
2) Przewlekłe prowadzenie sprawy przez organ.

W obu powyższych przypadkach, k.p.a. przewiduje środek prawny, który pomaga w walce z tymi zjawiskami. W tym wpisie postaram się pokazać jak skutecznie korzystać z tego narzędzia w przypadku nieterminowych weryfikacji wyników prac geodezyjnych spowodowanych wystąpieniem bezczynności organu.

Przyczyny wystąpienia bezczynności organu mogą być różne, a w tym m.in.:

1) niewystarczająca liczba kadr pracowniczych w wydziale urzędu,
2) niewydolny system teleinformatyczny stosowany w urzędzie,
3) oba powyższe mogą wynikać z niedofinansowania wydziału przez Starostę lub Prezydenta miasta,
4) niedotrzymanie odpowiednich procedur administracyjnych przez urzędnika załatwiającego sprawę (np. nieskuteczne zawiadomienie strony),
5) nieefektywne zarządzanie kadrą w danym wydziale urzędu,
6) zwykłe, ludzkie przeoczenie terminu przez urzędnika załatwiającego sprawę,
7) zła wola urzędnika, wynikająca np. z chęci udowodnienia nam czegoś (tak, wszyscy wiemy, że takie patologie wciąż się zdarzają).

Niezależnie jednak od tego jaka jest przyczyna bezczynności organu, to my a nie urząd musimy świecić oczami przed klientami, którzy często z niecierpliwością czekają na zakończenie realizacji przez nas zlecenia. Czy wytłumaczenie klientowi, że „urząd przedłuża sprawę” wystarczy? Często nie, co niestety jest powszechnym powodem uginania się do nawet najgłupszych uwag weryfikatorów w protokołach weryfikacji. Nam się już nawet zdarzyło usłyszeć niemalże wprost stwierdzenie: „będziecie robić tak jak chcemy albo Wasze prace będą długo weryfikowane” (Głogów). I co, robimy tak jak chcą? Nie, a obecnie nasze operaty są weryfikowane w tym ośrodku sprawnie i na bieżąco 🙂

Więc jak sobie poradzić z tak trudną (pozornie) sytuacją i dlaczego ponaglenie?

Dla praktycznie każdej sprawy administracyjnej, stronie postępowania przysługuje prawo do wniesienia ponaglenia do organu wyższej instancji jeżeli organ nie załatwił sprawy w odpowiednim terminie.

Z racji tego, że weryfikacja wyników prac geodezyjnych jest czynnością materialno-techniczną, a nie typowym postępowaniem administracyjnym, może pojawić się wątpliwość, czy i w tym przypadku przysługuje nam prawo do wniesienia ponaglenia na bezczynność (jak i na przewlekłość). Tę wątpliwość rozwiewa jednak WSA w Gorzowie Wielkopolskim w swoim wyroku z dnia 25 maja 2017 r. (sygn. akt II SA/Go 221/17), w którym stwierdził, że:

„postępowanie związane z weryfikacją złożonych opracowań geodezyjnych i kartograficznych oraz ich przyjęciem do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego stanowi swoiste dwuetapowe postępowanie administracyjne kończące się czynnością materialno-techniczną przyjęcia tych opracowań do zasobu albo decyzją o odmowie ich przyjęcia do zasobu, bądź też nieprzyjęciem opracowań do zasobu spowodowanym negatywną weryfikacją tych opracowań przez organ i brakiem pisemnego stanowiska wykonawcy w tym zakresie albo przedstawieniem takiego stanowiska po upływie ustawowego terminu 14 dni. W ramach tej procedury organ przyjmuje opracowania do zasobu czynnością materialno-techniczną albo odmawia ich przyjęcia w drodze decyzji administracyjnej. Oznacza to zastosowanie w sprawie przepisów k.p.a., co wynika jego art. 1 pkt 1”

Powyższy pogląd jest utrwalony przez orzecznictwo i zaakceptowany przez doktrynę (Por. G. Lang, w: J. Lang (red.) J. Maćkowiak (red.) T. Myśliński (red.) E. Stefańska (red.)  Prawo geodezyjne i kartograficzne. Komentarz do art. 12b prawa geodezyjnego).

Nawiasem mówiąc, powyższa pozorna wątpliwość od pewnego czasu równie bezczelnie co nieudolnie wykorzystywana jest przez dolnośląskiego WINGIK – Zbigniewa Domagałę, do zniechęcenia nas do składania ponagleń – bezskutecznie 😉 (o czym szerzej w dalszej części wpisu).

A teraz zasadnicze pytanie – dlaczego warto?

Przede wszystkim dlatego, że przed klientem udowadniamy, że to my nie jesteśmy bezczynni. Zamiast trudnych do zweryfikowania tłumaczeń, że to organ przedłuża sprawę, udostępniając klientowi kopię złożonego ponaglenia, pokazujemy, że dokładamy wszelkich formalnych starań żeby sprawę załatwić. I z mojej praktyki – to klienci doceniają.

Drugim ważnym powodem, tym razem długofalowym, jest to, że uruchamiając takie postępowanie publicznie wskazujemy na to, że istnieje jakiś problem przy weryfikacjach operatów geodezyjnych. Starosta czy Prezydent Miasta może nie mieć świadomości np. że wydział geodezji nie jest wystarczająco dofinansowany, albo że pojawiają się w nim szkodliwe nadużycia. Regularne zgłaszanie takich problemów pozwala organowi administracji dostrzec problem, a tym samym stwarza realną szansę na pozytywną zmianę.

Jeżeli natomiast chodzi o szybki i praktyczny pozytywny efekt wystosowania ponaglenia – nasza sprawa zostaje szybko załatwiona 🙂 W naszej historii wnosiliśmy już co najmniej kilkanaście (jak nie kilkadziesiąt) ponagleń na bezczynność, i w ok. 90% przypadków nasze sprawy zostały załatwione jeszcze w tym samym dniu w którym do organu wpłynęło nasze ponaglenie 🙂

Kwestie moralne

W tym miejscu warto zwrócić uwagę na pewne wątpliwości moralno-społeczne, które mogą pojawić się przed podjęciem decyzji o zastosowaniu ponaglenia. Bo przecież weryfikatorem jest mój wujek, koleżanka ze studiów czy członek tego samego stowarzyszenia co ja, i nie chciałbym im robić problemów. Choć słuszne moralnie, to jest to w mojej ocenie nieco powierzchowne i krótkowzroczne spojrzenie.

Przede wszystkim należy pamiętać, że podmiotem będącym przedmiotem ponaglenia nie jest weryfikator (czy inny pracownik urzędu), lecz organ, czyli Starosta bądź Prezydent Miasta. Natomiast samo ponaglenie wskazuje na nieefektywność działania urzędu (lub jego któregoś konkretnego wydziału), a nie na błędy konkretnych jego pracowników. W praktyce, wystosowanie ponaglenia uruchamia w urzędzie proces zbadania realnej przyczyny pojawienia się bezczynności, a nie automatyczne uruchomienie postępowania dyscyplinarnego.

Możemy sobie wyobrazić, że w wielu przypadkach przyczyny nieterminowych weryfikacji mogą być zupełnie niezależne od weryfikatorów (brak kadr, nieefektywny system teleinformatyczny, złe zarządzanie, toksyczny współpracownik). W takich sytuacjach wystosowanie ponaglenia, a tym samym wszczęcie w urzędzie procedury sprawdzającej może w dłuższej perspektywie wręcz pomóc naszym wujkom, koleżankom ze studiów czy współczłonkom stowarzyszenia będącym weryfikatorami, którym być może również leży na sercu poprawa funkcjonowania urzędu, a sami nie mają wystarczającej siły przebicia by zdziałać coś u zabieganego Starosty czy Prezydenta Miasta. Dla nich również stwarza to realną szansę na pozytywną zmianę ich warunków pracy.

W naszym doświadczeniu mamy przykłady kiedy nasze ponaglenia przyniosły pozytywne skutki zarówno dla wykonawców, jak i osób pracujących w urzędzie (opowiem o nich w osobnym wpisie w kategorii ‘Światełko w tunelu’).

Jak zatem wystosować takie ponaglenie? Czy jest to skomplikowane i czasochłonne?

W sieci można znaleźć wiele informacji na temat tego jakie są zasady i wymogi formalne stosowania ponaglenia na bezczynność, dlatego w tej kwestii nie będę się zbytnio rozpisywał. Jednym z takich najklarowniejszych dla mnie wyjaśnień tej procedury udostępnia serwis rządowy Biznes.gov.pl (https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/590). Jak ktoś chciałby się w temacie zagłębić to zachęcam do tej lektury.

Podkreślę jedynie, że ponaglenie adresuje się do organu wyższego stopnia (w przypadku weryfikacji wyników prac geodezyjnych – WINGIK), natomiast przesyła się go do organu będącego przedmiotem ponaglenia (Starosta, Prezydent Miasta).

Jeżeli natomiast chodzi o praktykę – pewnego razu poprosiłem mojego wspólnika prawnika o przygotowanie uniwersalnego wzoru takiego ponaglenia dla spraw związanych z weryfikacją wyników prac geodezyjnych. Z wykorzystaniem tego wzoru przygotowanie takiego ponaglenia jest banalnie proste, mi zajmuje nie więcej niż 15 min 🙂

Z przyjemnością podzielę się z Państwem tym wzorem: Ponaglenie-na-bezczynnosc.docx (570 pobrań)

Należy uzupełnić w nim jedynie niektóre informacje, we wzorze zaznaczone na czerwono 🙂

PRZYKŁADY Z ŻYCIA WZIĘTE

Nie może się obejść bez siarczystych, kontrowersyjnych przykładów zastosowania ponaglenia na bezczynność 🙂 Przygotowałem dwa:

1. Starostwo Powiatowe w Głogowie (woj. dolnośląskie) – rok 2019

W przypadku jednej z realizowanych przez nas prac na terenie powiatu głogowskiego, po przedłożeniu przez nas stanowiska ws. negatywnej weryfikacji stwierdzającego praktycznie całkowitą bezzasadność protokołu, weryfikującej wyniki tych prac dyrektor PODGIK, pani Aleksandrze Lewandowskiej, „przypadkowo” nasz operat wpadł na dno szuflady, gdzie „zapomniany” przeleżał 30 dni 😉

W owym czasie przepisy jeszcze nie przewidywały konkretnych terminów weryfikacji, dlatego zgodnie z orzecznictwem sądowo-administracyjnym przyjmowało się na tę czynność 30 dni.

31’ dnia od daty przedłożenia naszego stanowiska, wnieśliśmy poniższe ponaglenie:

Ponaglenie Głogów

Efekt był natychmiastowy, ponieważ z miejsca sprawa ruszyła do przodu 🙂

Jaki był skutek ponaglenia?

Z racji tego, że to było jedno z naszych pierwszych ponagleń na bezczynność, dolnośląski WINGIK jeszcze nie miał wątpliwości co do jego zasadności, i poniżej udostępnionym postanowieniu, wraz z obszernym uzasadnieniem, stwierdził:

“1. uznaję ponaglenie za uzasadnione;
 2. stwierdzam, że organ dopuścił się bezczynności;
 3. wyznaczam termin załatwienia sprawy – 21 dni od daty doręczenia niniejszego postanowienia;
 4. stwierdzam, że bezczynność organu nie miała charakteru rażącego naruszenia prawa.”

Postanowienie WINGIK ws. ponaglenia (Głogów)

Użyłem określenia „jeszcze nie miał wątpliwości”, ponieważ po jakimś czasie dolnośląskiemu WINGIK, Zbigniewowi Domagale nagle się odwidziało – o czym szerzej piszę poniżej 🙂

Bardziej szczegółowo na temat powyższej sprawy w Głogowie rozpiszę się w osobnym wpisie lub w artykule w magazynie GEODETA, ponieważ jest arcyciekawa 😉

1. Zarząd Geodezji, Kartografii i Katastru we Wrocławiu – rok 2021

W 2020 r. realizowaliśmy pracę geodezyjną na terenie Wrocławia, wyniki której weryfikowali weryfikatorzy z ZGKIKM we Wrocławiu. Po pierwszej weryfikacji (negatywnej) poprawiliśmy część uwag, natomiast w stosunku do pozostałych nieprawidłowości wystosowaliśmy stanowisko stwierdzające ich bezzasadność. Sprawa była dla nas oczywista, a złożenie operatu czystą formalnością, dlatego od tego momentu oczekiwaliśmy odpowiedniego zawiadomienia z ZGKIKM.

Sprawa była u nas w takim zawieszeniu do czasu kiedy wiele miesięcy później, już w 2021 r., klient upomniał się u nas o uwierzytelnioną mapę (wcześniej wystarczyła mu nieuwierzytelniona mapa robocza). Aby móc udowodnić, że przyczyna takiego wydłużenia sprawy nie leży po naszej stronie, po dokładnym zweryfikowaniu czy w międzyczasie ZGKIKM skutecznie nie doręczył nam jakiegoś zawiadomienia, wystosowaliśmy poniższe ponaglenie na bezczynność. Czas bezczynności organu – 236 dni 😉

Ponaglenie dot. ZGKIKM.TM.6640.600.2020

Nawiasem mówiąc, zanim sprawa trafiła do WINGIK, w drodze mailowej rozwinęła się ciekawa wymiana zdań na temat skuteczności doręczeń pism administracyjnych różnymi środkami komunikacji pomiędzy mną a kierownikiem Biura Weryfikacji Opracowań Geodezyjnych i Kartograficznych ZGKIKM we Wrocławiu – Pawełem Kaniokiem (geodeta uprawniony, nr uprawnień 20540). Poniżej zamieszczam tę korespondencję, natomiast szerzej ten temat nakreślę w osobnym wpisie.

Cała korespondencja mailowa: Korespondencja ZGKIKM-CO

Okazało się, że ZGKIKM po dokonanej powtórnej weryfikacji, odłożył nasz operat wraz z protokołem „na półkę”, a nam rzekomo przesłał maila z taką informacją.

Zgodnie z moimi przewidywaniami, w tym przypadku dolnośląski WINGIK w niżej zamieszczonym piśmie, wraz z obszernym „uzasadnieniem” stwierdził, że:

„Skoro Prezydent Wrocławia nie podjął rozstrzygnięcia o odmowie przyjęcia do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego wyników zgłoszonych prac geodezyjnych, to nie było podstawy prawnej do wszczynania postępowania administracyjnego w tym przedmiocie. W aktach sprawy brak również jakiegokolwiek potwierdzenia, by w tej sprawie zostało wszczęte i toczyło się postępowanie administracyjne. W konsekwencji brak jest zatem podstaw prawnych do składania środka zaskarżenia, jakim jest ponaglenie w rozumieniu art. 37 Kpa. Nadmienić również należy, iż instytucja prawna ponaglenia ma zastosowanie jedynie w sprawie administracyjnej i nie ma możliwości zastosowania jej w przypadku czynności materialnotechnicznej.”

Czy zatem na Dolnym Śląsku wnoszenie ponagleń nie będzie już skuteczne?

Otóż będzie! – o czym napiszę w moim kolejnym wpisie z kategorii ‘Poradnik niepokornego geodety’ 🙂